Ayuda al lector: estructura tus pensamientos en forma de pirámide

Al preparar el documento, muchos representan su contenido futuro, pero no tienen un plan concreto: qué decir y cómo formularlo. Simplemente comienzan a escribir, esperando que la estructura emerja por sí sola. El resultado es una narración errática que el lector tendrá que entender.

La razón prefiere el orden. Incluso organiza datos aleatorios en un cierto orden.

Ejemplo. Los antiguos griegos vieron en los cúmulos de estrellas figuras de animales, en lugar de puntos promiscuos.

Mientras lee, una persona intenta automáticamente organizar la información en forma de pirámide, cuya base es la justificación y los argumentos que confirman las conclusiones. De esta forma, el lector es más fácil de "digerir" la información.

Ejemplo. “Los asientos estaban fríos. Casi me peleo. Italia perdió. Fue un partido de fútbol realmente terrible ". Tal "historia" está muy mal estructurada, ya que la idea clave se indica solo al final.

De acuerdo con la estructura de la pirámide, primero se introduce la generalización y luego se presenta la argumentación. La historia anterior es más fácil de entender si la estructura de manera diferente.

Ejemplo. "Fue un partido de fútbol realmente terrible: asientos fríos, casi me peleo e Italia perdió".

Agrupe ideas similares y luego exprese cada grupo en una oración

Al construir una pirámide, use el enfoque de abajo hacia arriba: primero enumere todas las tesis, agrupando las que conducen a la misma conclusión. Luego expresa cada grupo en una oración. Cada una de esas generalizaciones es la parte superior de la pirámide.

Repita el procedimiento para los grupos restantes. Como resultado, la idea principal de todo el documento se expresará en una oración. Tu pirámide está lista.

Ejemplo. Las tesis "nuestra base de clientes está creciendo", "cada cliente compra más" y "aumentamos nuestros precios" se pueden expresar en una frase: "nuestras ventas están creciendo". Luego puede agrupar esta generalización con otros, por ejemplo, con "nuestros costos fijos se reducen" y "nuestros costos variables se reducen", y expresar este nuevo grupo con una oración general: "nuestros ingresos están creciendo".

Agrupar y resumir es simple, pero debe cumplir con las reglas básicas:

1. Cualquier pensamiento expresado en una pirámide debería ser una breve descripción de tesis agrupadas. Nunca use generalizaciones sin sentido como "hay tres razones para ingresar al mercado austriaco". Este es un garabato adicional, ya que el autor no se molestó en generalizar tres razones para el lector.
2. Los resúmenes en cualquier grupo deben ser lógicamente similares y deben estar en el mismo nivel de abstracción. Es decir, un grupo no puede consistir en "manzanas", "frutas" y "mesa": la manzana y la mesa no son lógicamente similares, y "fruta" es un término abstracto que se refiere a un nivel superior de la pirámide.

Justificación: saque conclusiones de la cadena de datos utilizando la deducción

Cualquier generalización en la pirámide debería plantear una pregunta del lector, cuya respuesta se da más adelante. La respuesta está formulada por el método de deducción.

La deducción es un proceso de razonamiento en el que se extraen conclusiones de supuestos.

Ejemplo. De los supuestos "todas las personas son mortales" y "Goliat es un hombre", se deduce que "Goliat es mortal". Luego puede resumir todo el proceso de razonamiento deductivo: "Goliat es un hombre, él es mortal".

Para recomendaciones, use el orden de deducción inversa.

Ejemplo. “Tenemos que contratar a un candidato que sepa leer. El candidato A puede leer. Por lo tanto, debemos contratar al candidato A ". Entonces, el orden de suposición-suposición-conclusión oculta la información principal hasta el final.Las recomendaciones generalmente se benefician del orden inverso: "Debemos contratar al candidato A, porque necesitamos a alguien que sepa leer, pero él puede".

A pesar del hecho de que el razonamiento deductivo es un proceso directo y natural, no debe usarse en una argumentación compleja, donde se necesitan varios niveles de justificación para confirmar los supuestos.

Si intenta justificar la conclusión de un documento complejo a través de la deducción, es probable que el primer supuesto tenga varios niveles de justificación a través de los cuales el lector tendrá que "pasar" para acercarse al segundo supuesto. Esta lógica es muy difícil de seguir.

Justificación: saque conclusiones de un grupo de tesis similares por inducción

Si la deducción en la pirámide no puede confirmarse por deducción, use una forma más creativa de razonamiento: inducción. La inducción saca una conclusión de un conjunto de ideas, en cierto sentido, similares.

Ejemplo. La conclusión "Einstein fue un genio" se confirma mediante generalizaciones como "estudió la teoría de la relatividad", "estudió la gravedad" y "estudió la constante cosmológica".

En la inducción, el orden lógico de los argumentos no es tan obvio como en la deducción. Para que la idea sea intuitiva para el lector, el orden debe determinarse en función de la agrupación. Si ha agrupado partes del todo, por ejemplo, divisiones de la empresa, organícelas según su estructura, similar a la estructura de la organización.

Utilice el principio MECE (el principio de disposiciones mutuamente excluyentes, conjuntamente exhaustivas). Es decir, las divisiones de la compañía no duplicarán funciones en varias divisiones, pero al mismo tiempo, las partes combinadas juntas describirán la organización sin perder nada.

Si la agrupación consta de recomendaciones, organícelas en orden cronológico, comenzando por la primera.

Ejemplo. Al resumir "Contratar a un nuevo asistente", el orden de agrupación: "Coloque una vacante, invite a los candidatos a una entrevista, tome una decisión sobre la contratación".

Si tiene elementos clasificados según ciertas características comunes, organícelos según el nivel de característica de cada elemento.

Para hacer recomendaciones, aborde el problema desde un punto de vista sistemático y visualícelo utilizando árboles lógicos.

Los documentos comerciales a menudo proporcionan recomendaciones para resolver un problema. Utilice el sencillo proceso de resolución de problemas para hacer recomendaciones.

1. Identifique el problema en términos claros y medibles.

Ejemplo. “La fábrica pierde tres horas de tiempo de trabajo todos los días; ¿Cómo puede esto ser evitado? "

2. Descubra exactamente cuál es el problema.

Ejemplo. "El problema no está en las personas o las materias primas, sino en el equipo: se descompone todos los días".

3. Profundice: descubra por qué existe el problema.

Ejemplo. "Los asistentes no están debidamente capacitados". Esto le permite identificar acciones para resolver el problema. Por ejemplo, "Designar maestros responsables o invitar a maestros externos".

Para resolver un problema, puede visualizarlo usando un árbol lógico. Un árbol lógico es un diagrama simplificado de conexiones que se ramifican de izquierda a derecha.

Ejemplo. Árbol de beneficios: la palabra "Beneficios" forma el tronco de un árbol y se divide en dos ramas: "Ventas" y "Costos". Los "gastos" se ramifican en "constantes" y "variables" etc.

Al final, el árbol será tan detallado que los problemas y sus fuentes serán evidentes. En este ejemplo, puede comprender que las ganancias se reducen debido al aumento de los costos de ciertos materiales.

Estructura las recomendaciones basadas en el resultado que puedes lograr

Has encontrado una solución al problema del lector. Ahora necesitas convencerlo para que tome medidas. Haga recomendaciones de la manera más convincente posible.

Al dar una recomendación, usted hace una propuesta de acción dirigida a lograr el resultado deseado.Agrupe las acciones en función del resultado que está tratando de lograr y descríbalas para que luego pueda comprender si se ha logrado.

Ejemplo. El lector quiere aumentar sus ganancias.

Las recomendaciones mal estructuradas se ven así:

1. Indicadores de estudio:

• productividad de la planta;
• la satisfacción del cliente.

2. Realice capacitaciones con más frecuencia:

• personal de planta;
• personal de ventas.

Hay dos problemas principales en dicha estructura: en primer lugar, aunque las acciones agrupadas tienen un parecido externo, están destinadas a lograr resultados diferentes; en segundo lugar, los resultados deseados deben detallarse para juzgar posteriormente si se han logrado.

Por lo tanto, la siguiente estructura es más clara y convincente:

1. 5% de aumento en las ventas en el próximo trimestre:

• examinar la satisfacción del cliente;
• Enseñe a su equipo de ventas con más frecuencia.

2. Reducción de los costos de producción en un 2% en el próximo trimestre:

• estudiar la productividad de la planta;
• Enseñe al personal de la planta con más frecuencia.

Las acciones ahora se agrupan en función de los resultados deseados. Posteriormente, uno puede juzgar fácilmente si los objetivos se han logrado realmente.

Use la introducción para decirle al lector sobre los puntos clave del documento en los primeros 30 segundos de lectura.

Cada documento debe comenzar con una breve introducción para alimentar el interés del lector y preparar el escenario para resolver el problema.

La forma más fácil de despertar el interés del lector y ayudar a centrarse en el documento es presentar la introducción en forma de una historia. Comience describiendo la situación (estado actual de las cosas), identifique el problema y, finalmente, proponga una solución.

Ejemplo. Situación: "ArgonEx está considerando invertir en nuevas minas en Austria". Problema: "ArgonEx es difícil ingresar a un nuevo mercado". Para que el lector esté de acuerdo con sus declaraciones, tanto la situación como la complejidad deben serle familiares.

El problema debe causar preguntas al lector como "¿Qué hay que hacer?". El texto principal del documento contiene una respuesta detallada a esta pregunta, pero en los primeros 30 segundos de lectura debe desarrollarse una idea general de su opinión.

En la introducción, expresará el punto principal, así como los argumentos más importantes:

Ejemplo. "(Lo más destacado) ArgonEx puede ingresar al mercado austriaco comprando un participante existente en el mercado, porque (1) los permisos de minería rara vez se emiten a compañías extranjeras, (2) las compañías mineras locales se venden a bajo precio y (3) los competidores sufrieron enormes pérdidas en situaciones similares tratando de actuar por su cuenta ".

Use encabezados y formatos para demostrar la estructura de la pirámide.

Para guiar al lector a través de la estructura de la pirámide, primero demuéstrelo. El método más popular son los títulos que indican niveles y grupos de ideas. Use sangrías para enfatizar los niveles de la pirámide; los números decimales también se suelen agregar (1, 1.1, 1.1.1). Ejemplo:

Nombre del documento

Aquí escriben una introducción e indican el argumento principal, así como las ideas principales de las secciones.

1. La primera sección

Siempre imagine cualquier grupo de encabezados y puntos clave.

1.1. Primera subsección

La idea de esta subsección está respaldada por los siguientes párrafos numerados.

1.1.1. Confirma la idea de la primera subsección

1.1.2. Confirma la idea de la primera subsección

1.2. Segunda subsección

2. La segunda sección

2.1. Primera subsección

2.2. Segunda subsección

Los lectores, por regla general, leen los encabezados con fluidez, por lo tanto, no es necesario invertir la idea principal en ellos. Manténgalos cortos, expresando la esencia de la sección. Cuando el uso de encabezados parezca demasiado formal, intente resaltar los puntos principales, argumentos, etc. en el texto.

En mensajes muy cortos, la sangría es la forma más apropiada de transmitir una estructura simple. Ejemplo:

Para llamar el lunes, necesito los siguientes datos para Japón:

• Volumen de ventas
• Gastos
• Las tendencias del mercado

Use transiciones claras entre grupos de argumentos para que el lector no pierda un hilo

Incluso la estructura más lógica de la pirámide es inútil si el lector no sigue el ritmo. Moviéndose entre secciones y subsecciones, el lector debe saber cuándo ocurre la transición. Una forma es indicar las principales conclusiones de la anterior al comienzo de una nueva sección.

Ejemplo. Si en el último capítulo hay una generalización "ArgonEx tiene demasiadas existencias", el siguiente capítulo sobre logística puede comenzar de la siguiente manera: "Además de demasiadas existencias, los procesos logísticos de ArgonEx son ineficaces". Entonces el lector comprenderá que ha cambiado a un nuevo subsegmento de la pirámide.

Si el capítulo es particularmente largo y complejo, complételo con un breve resumen de los puntos principales antes de continuar.

Si el documento consta de recomendaciones, puede concluirlo con una sección simple y practicable "Acciones adicionales".

La cosa más importante

Estructura completamente tus pensamientos antes de comenzar a escribir.

Cómo estructurar ideas de manera efectiva

• Ayuda al lector: construye pensamientos en forma de pirámide;
• Agrupe ideas similares y luego exprese cada grupo en una oración;
• Justificación: sacar conclusiones de la cadena de datos utilizando el método de deducción;
• Justificación: saque conclusiones de un grupo de puntos similares por inducción.

Cómo hacer recomendaciones útiles

• Aborde el problema desde un punto de vista sistemático y visualícelo con la ayuda de árboles lógicos;
• Estructura tus recomendaciones en función del resultado que puedes lograr con ellas.

Cómo expresar la estructura deseada en palabras

• Use la introducción para decirle al lector sobre puntos clave en los primeros 30 segundos de lectura;
• Utilice encabezados y formatos para demostrar la estructura de la pirámide;
• Utilice transiciones claras entre grupos de argumentos para que el lector no pierda el hilo.